- Знак равенства (=) собственно указывает на функцию (формулу).

- Имя функции (например, СУММ) указывает, какую операцию необходимо провести.

- Аргумент функции (например, А1:Н1) указывает адреса ячеек, значения которых используются при вычислениях. Аргумент часто представляет собой группу ячеек, но может быть и более сложным.

1. Выберите ячейку, в которой будет выведена сумма. Постарайтесь, чтобы она находилась внизу столбца или справа от всех суммируемых ячеек. Этим вы поможете Excel "догадаться", какие ячейки нужно суммировать.

2. Щелкните на кнопке Автосумма, расположенной на стандартной панели. В ячейке, расположенной ниже или справа от выделенных, появится =СУММ, а в качестве аргумента будут указаны адреса выделенных ячеек .

3. Если автоматически выделилась не та группа ячеек, которую необходимо просуммировать, выделите ячейки вручную или щелкните в строке формул и введите в ней их адреса.

4. Щелкните на кнопке Enter, расположенной в строке формул, или нажмите .

Быстрое суммирование. Если вы хотите ввести результат суммирования в произвольную ячейку, сначала выделите эту ячейку, а затем дважды щелкните на кнопке Автосумма. В ячейке появится =СУММ(). После этого укажите адреса ячеек, содержимое которых нужно суммировать. Этот метод имеет один недостаток — нет возможности «повторно угадать» ячейки, значения которых суммируются.

Функция Автовычисление

В предыдущих версиях Excel вычисления производились только с помощью калькулятора или формул, которые вводились в таблицы, что было не совсем удобно. В Excel вы можете воспользоваться для вычислений функцией Автовычисление. С ее помощью очень удобно вычислять общее количество выделенных ячеек, сумму значений, занесенных в них, а также максимальное и минимальное значения.

Чтобы определить общую сумму значений, просто выделите необходимую группу ячеек. Результат появится в области автовычислений строки состояния. Если вы хотите узнать общее число или максимальное (минимальное) значение группы выделенных ячеек, расположите указатель мыши в строке состояния и щелкните правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню. Выберите в нем интересующую вас опцию. Результат вычислений появится в строке состояния.

Нет строки состояния! Если строка состояния не отображается на экране, откройте меню Вид и выберите пункт Строка состояния.

Использование мастера функций

Чтобы облегчить введение функций в ячейки, воспользуйтесь услугами мастера функций. Для этого выполните следующее.

1. Выделите ячейку, в которую необходимо ввести функцию. (Вы можете ввести функцию вручную, подобно тому, как вводятся формулы.)

2. Введите знак равенства (=), а затем щелкните на кнопке Изменить формулу, расположенной в строке формул. Появится панель формул.

3. Щелкните на кнопке раскрывающегося списка функций. Выберите в списке интересующую вас функцию. Если в списке нет необходимой функции, выберите пункт Другие функции, расположенный в самом конце списка.

Что выполняет эта функция? Если вы не знаете предназначение функции, выделите ее, а затем щелкните на кнопке Помощник, расположенной на Панели формул. Появится помощник. В его выноске щелкните на опции Справка по этой теме. В новой выноске выберите Справка по выделенной функции.

4. Введите аргумент функции. Если в качестве аргумента необходимо ввести адреса ячеек, щелкните на кнопке свертывания панели формул.

5. Введите адреса ячеек, а затем опять щелкните на кнопке свертывания панели формул.

6. Щелкните на ОК. В выделенной вами ячейке появится формула с указанными ячейками в качестве аргумента.

При необходимости вы можете изменить функцию. Для этого щелкните на кнопке Изменить формулу. Появится панель формул. Измените аргумент или саму формулу и щелкните на кнопке ОК.

Форматирование числовых значений

Числовые величины в Excel — это не просто числа. Они могут представлять собой дату, время, процент некоторой величины, денежную сумму и т.п. В таблице представлены основные числовые форматы, используемые в Excel.

Функция	Пример	Назначение
Общий	10.6 р.456,908.00	Значения записываются в ячейку в том виде, в каком вы вводите. Другими словами, число воспринимается в процентном или денежном формате только тогда, когда в вводите знак % или соответственно р. (рубль)
Числовой	3400.00 (-120.39)	По умолчанию числа в этом формате имеют два десятичных разряда. Отри-цательные величины отображаются со знаком минус красным цветом и в круглых скобках
Денежный	р.3,400.50 (р.3,400.50)	По умолчанию числа в этом формате имеют два десятичных знака и предваряются знаком денежной единицы. Отрицательные значения тоже выделяются красным цветом и скобками
Финансовый	р. 3,400.00 р. 978.21	Используйте этот формат для выравнивания чисел по значению денежной единицы и десятичной точке. По умолчанию, величины в финансовом формате имеют два десятичных разряда и предваряются знаком доллара
Дата	11/7	По умолчанию значения в этом формате записываются в виде числа и дня месяца, разделенных косой чертой. Тип формата Дата можно изменить, выбрав другой из предлагаемого списка
Время	10:00	По умолчанию формат Времени — это число часов и мин разделенных двоеточием. Но, как и в случае с форматом Дата, вы можете изменить тип этого формата
Процентный	99.50%	По умолчанию значения в процентном формате имеют два десятичных разряда. Значение, вводимое в ячейку, умножается на 100, а результат записывается со знаком % конце
Дробный	1/2	Величины в дробном формате пред-ставляются в виде натуральной дроби. Используйте этот формат, если необ-ходимо выразить некоторую часть целого (половину четверть, восьмую и т.д.)
Экспоненциальный	3.40Е+03	По умолчанию числа в этом формате имеют два десятичных разряда. Используйте данный формат в решении научных и инженерных задач
Текстовый	135RV90	В текстовом формате допускается введение в ячейки цифр и букв. Данные представляются в таком виде, в каком вы вводите
Дополнительный	02110	Этот формат специально предназна-чен для введения почтовых индексов, телефонных номеров и тому подобны величин. При использовании данного формата вам не придется самостоятельно вводить знак "дефис"
(все форматы)		Чтобы создать свой собственный формат, выберите интересующий вас формат в списке Тип, а затем измени его, используя следующие символы: знак # заменяет любую цифру, а 0 яв-ляется нулем

Выберите один из форматов и проделайте следующее.

1. Выделите ячейку, формат которой необходимо изменить.

2. Откройте меню Формат и выберите в нем пункт Ячейки. Появится диалоговое окно Формат ячейки.

3. Щелкните на корешке вкладки Число.

4. В списке Числовые форматы выделите необходимый. В окне Образец отобразится пример числа данного формата с установками по умолчанию.

5. При необходимости измените тип формата.

6. Щелкните на ОК или нажмите . После этого ячейке присвоится указанный формат.

Удаление формата. Если нужно удалить формат ячейки (и таким образом возвратиться к общему формату), выделите соответствующую ячейку, откройте меню Правка, выберите в нем команду Очистить, а в подменю — Форматы.

Использование кнопок стилей для форматирования чисел

На панели Форматирование, расположенной под стандартной панелью, находятся несколько кнопок, которые позволяют изменять числовой формат ячеек:

Название	Пример/Описание
Денежный формат	1200.90р
Процентный формат	20.90%
Формат с разделителями	1,200.90
Увеличить разрядность	Добавляет десятичный разряд
Уменьшить разрядность	Удаляет десятичный разряд

Выделите ячейку, формат которой нужно изменить, и щелкните на соответствующей кнопке. Вы также можете изменить числовой формат, воспользовавшись контекстным меню. Для этого выделите необходимую ячейку, расположите на ней указатель мыши и щелкните правой кнопкой. После появления контекстного меню выберите в нем опцию Формат ячеек.

Это не та дата, которую я вводил! Если вы ввели дату в ячейку, которая имеет Числовой формат, то она преобразуется в определенное I число. Дело в том, что дата в Числовом формате пред-ставляется как число, которое равно количеству дней, отсчитанных от 1 января 1900 года по указанную дату. Например, 01/01/1900 будет представлено, как' 1, а 31/12/1900— как 366 (1900 год —високосный). Чтобы перейти к привычному представлению даты, замените Числовой формат на , формат Дата.

Если нужно выделить ячейки, значения которых удовлетворяют определенным условиям (например, они не должны быть больше 1000), используйте функцию Условное форматирование.

Создание нового формата пользователем

Если при работе вам необходимо вводить специальные номера (например, банковских счетов), то удобнее создать новый формат и с его помощью отформатировать соответствующие ячейки. Пусть номер вашего банковского счета выглядит так: 10-20190-109 В этом случае создайте соответствую-щий ему формат: ##-#####-###

Теперь, когда вы будете вводить число 9089212098 в отформатированную ячейку, оно преобразуется: 90-89212-098

Чтобы создать новый формат, следуйте приведенным ниже инструкциям

1. Откройте меню Формат и выберите пункт Ячейки.

2. Щелкните на вкладке Число.

3. В списке Числовые форматы выделите опцию (все форматы).

4. Введите новый формат в поле Тип и щелкните на кнопке ОК. При введении формата используйте символы:

# — указывает расположение цифр (кроме нуля);

O — указывает места, в которых необходимо добавить в числа нули;

? — добавляет пробелы для выравнивания по десятичной точке.

Некоторые образцы форматов.

Вводимое значение	Формат	Отображаемое значение
3124.789	####.##	3124.79
120.5	###.#00	120.500
.6345	0.##	0.63
21456.25	##,###.00	21,456.25
120.54	$##^###.#0	$120.54

Чтобы указать, в каком виде должны отображаться отрицательные и положительные числа, а также текст и нулевые значения, нужно в формате поставить разделители (;). Например

##.#0;[пурпурный]

-##.#0;[зеленый] 0.00;@

В этом примере формата положительные числа имеют две десятичных разряда (при необходимости к числу добавляются нули, чтобы получить два разряда). Отрицательные числа выделяются пурпурным цветом и знаком минус. Нулевые значения представляются в виде 0.00 и выделяются зеленым цветом. В этом формате текст указан значком @, который ставится только в конце строки. Ес-ли не включать текстовый формат, то при его введении в ячейку он отображаться не будет. Если необходимо ввести некий текст перед числом, то его нужно вставить в самом начале формата в кавычках (например, «Банк:Счет»@).

Изменение формата текста

По умолчанию весь текст и числа, которые вводятся в ячейки, отображаются непривлекатель-ным шрифтом Arial. Чтобы текст в таблице выглядел лучше, измените следующие его параметры форматирования.

Шрифт. Часто используются шрифты (гарнитура) Arial, Courier и Times NewRoman.

Начертание. Стиль шрифта (начертание) может быть, например, полужирным, курсивным, подчеркнутым или перечеркнутым.

Подчеркнутый стиль нижней границы ячейки. Чтобы выделить текст подчеркиванием, используйте стиль шрифта подчеркнутый или выделяйте нижнюю границу ячейки (о границах ячеек речь пойдет в следующем уроке).

Размер. Например, 10 пунктов, 12 пунктов или 20 пунктов — чем больше число, тем больше размер символов. (В дюйме приблизительно 72 пункта.)

Цвет. Например, красный, пурпурный или синий.

Выравнивание. Текст выравнивается по правому или левому краю, или по центру ячейки.

Что такое шрифт? Шрифт — это набор символов с одинаковой гарнитурой, т.е. рисунком (например, Times New Roman). Кроме гарнитуры, вы можете изменить его размер и цвет, применить специальные эффекты: зачеркивание, верхние и нижние регистры, индексы, использовать малые прописные буквы (капители) и т.п.

На рисунке изображен рабочий лист после применения к тексту некоторых средств форматирования.

Диалоговое окно Формат ячеек

Изменить внешний вид вашего текста можно в диалоговом окне Формат ячеек.

Для этого выполните следующее.

1. Выделите необходимые ячейки.

2. Откройте меню Формат и выберите в нем опцию Ячейки или нажмите . (Вы также можете установить указатель мыши в интересующей ячейке и щелкнуть правой кнопкой. Затем в контекстном меню выберите Формат ячеек.)

3. Щелкните на корешке вкладки Шрифт.

4. Выберите необходимые опции.

5. Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу .

По умолчанию текст выводится с тем начертанием, которое использовалось при вводе. Чтобы изменить его, на вкладке Шрифт в поле Начертание выберите пункт обычный, а затем щелкните на кнопке ОК. После этого начертание шрифта изменится на указанное вами.

Изменение параметров с помощью клавиатуры. Вы можете изменить параметры шрифта, используя клавиатуру. Для этого выделите необходимые ячейки. Чтобы изменить начертание шрифта на Полужирный, нажмите , Курсивный — , Подчеркнутый — и Зачеркнутый —

Изменение атрибутов текста с помощью кнопок панели инструментов форматирования

Удобнее изменять параметры шрифта с помощью кнопок, расположенных на панели Форматирование

Чтобы изменить формат текста, проделайте следующее.

1. Выделите ячейки, формат которых требуется изменить.

2. Чтобы изменить шрифт или его размер, выберите необходимое из соответствующих раскрывающихся списков. Вы также можете ввести с клавиатуры размер шрифта в поле Размер.

3. Чтобы изменить стиль шрифта, просто щелкните на нужной кнопке. После этого она будет выглядеть слегка вдавленной. Одновременно можно указать несколько стилей (например, Полужирный и Курсив).

Выравнивание текста

Введенный в ячейки текст выравнивается автоматически. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки, а числа — по правому. Кроме того, первоначально текст и числа располагаются в нижней части ячейки. Чтобы изменить это выравнивание данных в ячейке по горизонтали или по вертикали, выполните следующее.

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, расположение данных в которых необходимо выровнять. Если вы хотите отцентрировать заголовок или другой текст, расположенный в нескольких ячейках, выделите весь диапазон этих ячеек вместе с текстом, который нужно от-центрировать.

2. Откройте меню Формат и щелкните на Ячейки или нажмите клавиши . Появится диалоговое окно Формат ячеек.

3. Щелкните на корешке вкладки Выравнивание.

4. Укажите на ней необходимые параметры.

По горизонтали. С помощью данной установки вы указываете расположение текста относи-тельно правой и левой границ ячейки. (Выберите установку По центру и текст расположится симметрично относительно правой и левой границы ячейки.)

По вертикали. В этом поле указывается расположение текста в ячейке относительно верхней и нижней границы ячейки

Ориентация. Эта опция позволяет располагать текст в ячейке под углом или даже вертикально (последняя возможность является новой в Excel ).

Переносить по словам. Установив флажок данной опции, вы даете указание переносить слова на новую строку, если текст при его вводе доходит до правой границы ячейки.

Автоподбор ширины. После установки флажка данной опции ширина ячейки будет изменяться соответственно введенному в нее тексту.

Объединение ячеек. Установив флажок этой опции, вы даете указание объединить ячейки. При этом все данные будут потеряны, кроме занесенных в левую верхнюю ячейку.

5. Щелкните на кнопке ОК или нажмите .

Кнопки выравнивания. Расположение данных в ячейках изменяется с помощью кнопок выравнивания, которые находятся на панели Форматирование. Эти кнопки позволяют выровнять текст следующим образом:

В Excel введена новая возможность изменять отступ от края ячейки. Если вы вводите какой-либо абзац текста в ячейку, то при необходимости можете изменить отступ от края ячейки. Для этого в диалоговом окне Формат ячейки на вкладке Выравнивание в поле по горизонтали выберите опцию по левому краю, а затем в поле отступ укажите величину самого отступа. Кроме того, воспользуйтесь соответствующими кнопками, расположенными на панели Форматирование.

Уменьшить отступ. С помощью данной команды можно удалить отступ или сделать его отри-цательным.

Увеличить отступ. Щелкнув на этой кнопке, вы увеличите отступ от края ячейки.